【横浜市放課後児童クラブ】補助金電子申請元年？７月執行状況報告と１月に向けて

横浜市の放課後児童クラブでは、7月は補助金の執行状況報告のシーズンです。
子どもたちとは「今年の夏休みはどう過ごそうか？」なんて話をしている時期ですが、その裏では職員や運営委員の皆さまが補助金の報告書類作成に追われています。

まずは対応された皆さま、本当にお疲れさまでした。
今年度から、横浜市の放課後児童クラブにおける補助金申請は全面的に電子申請へ移行しました。

数年前からモデル区で運用が始まり、他の区でも少しずつ電子申請に慣れていく期間が設けられていましたが、今年はいよいよ市内全体での本格運用となりました。
まさに電子申請への移行期ともいえる一年だったのではないでしょうか。

私も学童保育の事務支援をさせていただく中で、「ここは大変そうだな」と感じた部分がありましたので、備忘録も兼ねてまとめてみたいと思います。

大変だったこと①　そもそも電子申請の操作に慣れていない

一番多かったのは、やはり電子申請そのものへの戸惑いです。

今回の全面移行は、まさにその不安を少しずつ解消するために何年もかけて準備されてきたものですが、それでも実際に自分で操作するとなると、

「どのボタンを押せばいいの？」
「アップロードはどこからするの？」
「保存したはずなのに反映されていない？」

と迷ってしまうこともあります。

横浜市が用意しているマニュアルはとても丁寧ですが、日々の業務の合間に読み込みながら進めるのはなかなか大変です。
補助金の内容よりも、まずシステム操作で苦労された方も多かったのではないでしょうか。

これも意外と大きな変化でした。

これまでは申請様式とあわせて、細かな説明が書かれた記載例が配布されていました。
しかし今年度は従来のような記載例がなく、
「この欄には何を入力するの？」
「賃金改善に伴う事業主負担額の計算はどう考えるの？」
と迷う場面が増えた印象です。

もちろん必要な情報は全体マニュアルに掲載されていますが、慣れていない方にとっては必要なページを探すだけでも一苦労だったかもしれません。

特に初めて担当された方は、本当に大変だったと思います。

電子申請ならではの悩みもありました。
これまでは補助金担当者が申請データを作成し、そのまま提出できるケースもありましたが、
現在はシステムへのログインが必要です。
そのため、補助金書類を作成する人と、システムを管理する人との役割分担を
どうするかという課題も見えてきました。

また、ログインすると補助金関係以外の情報も閲覧できる場合があります。
クラブによっては個人情報の管理上、「補助金の作業だけお願いしたい」
というケースもありますので、今後は権限管理や運用ルールの整理も必要に
なってくるのかもしれません。

大変なことばかり書いてしまいましたが、電子申請そのものが悪いわけではありません。
慣れてしまえば、印刷や郵送の手間が減り、過去データの管理もしやすくなります。
今年は市内全体での本格運用が始まった最初の年ですので、
戸惑うことがあって当然だと思います。

実際、私も何度か区役所へ問い合わせをしました。
（初回期限の後も問い合わせをしました）

その際、担当者の方からは
「今年は皆さん大変ですよね」

と、仰っていました。
現場だけではなく、行政側も含めて新しい運用に対応している過渡期なのだと感じた出来事でした。

また、私がお手伝いさせていただいた学童さんへは何度も足を運び、
一緒に申請画面を確認しながら作業を進めました。

「このボタンで合っていますか？」
「次はどこを押せばいいですか？」

と画面を見ながら一つひとつ確認し、無事に申請が完了したときは、みんなで笑顔になりました。

最後の「申請」ボタンを押した後は、ハイタッチで喜び合ったほどです。

大変な作業ではありましたが、一緒に乗り越えた達成感はとても大きなものでした。

そして、次回の執行状況報告は12月に予定されています。

現時点では申請フォームや運用方法がどのようになるか分かりませんが、私自身が「今のうちにやっておくと少し楽かもしれない」と感じているのは次の3点です。

・誰が何を担当するのかを決めておくこと
・昨年の資料を残しておくこと
・全体マニュアルの補助金関係のページにどのような内容が書かれているか把握しておくこと

特に1月でも、実績報告でも記載例は出ない可能性が高く昨年の資料は、今年は重要な資料になる可能性があります。

申請フォームが変わったとしても、どのような資料を準備したのか、どの数字を確認したのかという記録はきっと役に立つはずです。

今年はまさに過渡期の一年。
対応された皆さま、本当にお疲れさまでした。
そして1月の報告、さらに実績報告の申請に向けて、一緒に少しずつ慣れていければと思います。

「電子申請がよく分からない」
「補助金関係の書類を確認してほしい」
「事務作業の負担を減らしたい」

そんな時は、お気軽にご相談ください。

学童保育の現場を知る行政書士として、少しでも皆さまのお役に立てればうれしく思います。